国内高校学位论文管理与服务研究

　　[摘要]学位论文作为高校特有的文献资源，应该被重视并发挥其应有的价值。调查发现，国内高校在学位论文管理和服务中存在涉密论文管理不科学，缺乏知识产权保护政策与统一的编写规范，资源加工处理过于简单和资源获取存在诸多障碍等问题。基于此，探讨改进学位论文资源管理与服务水平的具体举措。
　　
　　[关键词]学位论文；图书馆服务；高校图书馆
　　
　　学位论文是指高校学生为获得相应的学位，通过深入研究课题所撰写具有一定创新性的学术论文。其研究方向和研究深度侧面反映了各高校学科发展现状和水平，具有相对较高的学术价值。在信息技术迅猛发展的今天，高校的学位论文管理与服务工作却存在滞后脱节的问题，学位论文利用率也不高。笔者以985高校为研究对象，调查国内高校学位论文管理和服务现状，从高校自身角度提出提高学位论文资源服务水平的具体举措，以期能够科学管理学位论文资源，合理利用并充分发挥其应有的学术价值。
　　
　　1学位论文管理与服务
　　
　　1.1学位论文呈缴
　　
　　调查对象中多数高校由图书馆承担学位论文的呈缴与收藏工作，个别高校由档案馆负责。学位论文根据载体形式可分为电子版和印刷版。电子版学位论文提交的常用做法是通过网络远程提交。在提交论文安全性保障方面，部分高校需要经过统一认证登录方可提交。统一身份认证通过身份校验，能确保提交信息的唯一性和真实性，提高了资源管理水平。此外将电子版论文提交与毕业生的离校手续挂钩，也可有效避免学位论文收缴不齐的情况。印刷本论文则采用院系收集或毕业生自行提交的方式呈缴。相对于电子版论文的远程提交后台统一采集，印刷本论文的收缴耗时耗力，还存在学位论文印刷本与电子版不一致、收缴不齐的问题。
　　
　　1.2学位论文资源服务内容
　　
　　基于学位论文资源提供的服务有两种方式：印刷本论文的阅览与电子版论文的使用。在当今计算机和网络技术浪潮的推动下，越来越少的读者选择到图书馆来使用印刷本学位论文，而是通过网络来访问电子版学位论文。除南京大学（学位论文资源服务由档案馆提供）、中央民族大学（仅提供博硕士学位论文题录信息下载和查询）和国防科技大学图书馆（军网访问限制）以外，其他985高校图书馆均建有本校博硕士学位论文数据库，为读者提供电子版论文的题录查询、全文浏览和下载等服务。所有高校都对读者在使用本校学位论文数据库时设置了访问权限控制，对论文的检索服务只有少数高校如中国人民大学、大连理工大学和厦门大学图书馆等对外网开放。所有高校都是基于校园IP地址限制或通过校内用户身份认证的情况下展开对论文全文的访问。表1为具有代表性的高校图书馆基于学位论文资源所提供的服务内容。
　　
　　2学位论文管理和服务中存在的问题
　　
　　2.1涉密论文管理不科学
　　
　　分析985高校的涉密论文管理规定后发现，涉密论文的管理主要存在以下问题：其一，论文密级的申请与审定程序不符合规范。涉密论文的申请必须在论文开题时提出，部分高校只是在论文提交给学校有关部门时才开始申请。涉密论文的审定机构和人员也应由高校保密部门和相关培养机构的保密工作负责人的参与，有着严格的审批程序，而不该由导师或着者自行认定。在密级认定标准上各高校也缺乏清晰的标准，尤其是内部级别的认定标准，掺杂较多的人为主观因素。清华大学自2016年6月开始取消内部学位论文级别，在公开论文基础上，增加了延时公开的选项，有效解决了部分学生希望延时公开学位论文的问题，体现了该校在论文密级设定上的严谨性。对提交论文的密级更改情况的发生，如公开转非公开和保密论文延缓公开时间等，各高校在涉密论文管理文件中也缺乏相应的审批流程规定。其二，涉密学位论文的提交方式存在安全隐患。涉密论文的提交方式应遵循保密原则，杜绝信息可能泄露的渠道，不能通过网络远程提交。但调查对象中仍有很多高校对涉密论文采用网上提交方法。其三，多部门保管涉密论文。很少有高校能指定唯一部门作为涉密论文的存档单位，而多部门参与保管涉密论文，一旦发生泄密等问题时，却产易追究原因。此外，对于纸本和电子版涉密论文的存档环境和查阅程序在各高校涉密论文管理办法中也未作详细规定。
　　 　　
　　2.2缺乏对知识产权的保护政策和统一的编写规范
　　
　　通常情况下高校收缴和保存学位论文的部门有图书馆、档案馆、研究生院和所在院系等。但是各部门并未就学位论文收藏和使用制定统一规范，缺乏应有的保护政策和措施。如某大学图书馆在学位论文提交说明中，明确指出收集的学位论文不提供给任何商业数据库公司，甚至在本校学位论文数据库中都不提供全文。但是却能在中国知网博硕士论文数据库里检索到该校的一万七千余篇论文，这些论文是通过何种途径到达数据库商手中，值的深思。高校保存学位论文资源的各部门与校外就本校学位论文资源达成的某些协议，应该在学生学位论文提交前由权威部门给出统一说明，或在学位论文使用授权说明中明确指出，这样才能避免引发不必要的麻烦和知识产权纠纷。同时对学生自行提交给数据库商的行为，高校也应该制定必要的规范。
　　
　　目前我国关于学位论文编写的国家标准为GBT7713.1-2006（学位论文编写规则）。各高校根据此标准对博硕士学位论文都制定了相应的编写规范，但通过查看各高校学位论文发现，很多高校都没有严格遵循学位论文国家标准的编写规则要求。主要表现为论文各组成部分的顺序设置错乱、部分内容缺失（如题名页，规范性附录学位论文数据集）以及论文正文的编排格式等不符合国家标准规定。
　　
　　2.3资源加工整理过于简单
　　
　　通过各图书馆网站馆藏书目检索系统对学位论文资源进行检索，发现北京大学、清华大学和华东师大等图书馆对学位论文资源进行了一定的编目加工，MARC字段着录相对比较完整，主题标引字段采用非受控主题词，是由着者在论文中自行总结的关键词，随意性较大。上海地区大部分高校图书馆对学位论文的检索服务由资源发现系统提供，检索信息为学位论文的基本题录信息，元数据字段的完整性和规范性均有欠缺，不能深度揭示馆藏学位论文资源。部分高校并未对学位论文资源进行资源整合，基于学位论文资源的检索必须在学位论文数据库中进行。可以看出大部分高校对学位论文资源的加工深度远远不够，仅仅把学位论文作为一种资源来收藏，并未真正从资源服务读者的角度来有效管理和整合资源。
　　
　　2.4资源获取存在诸多障碍
　　
　　国内收藏学位论文的机构和网站很多，但由于各种原因造成商业数据库收录数量有限，即使是教育部指定的收藏单位国家图书馆也无法做到收藏齐全。就高校自身而言，从表1可以看出高校对本校学生利用学位论文资源在访问方式、浏览内容甚至使用设备做了诸多限制。部分论文基于后期研究或其他原因在保密级别上有所设置，对外公开的时间会相应延迟。各高校就学位论文资源对外提供的文献传递服务也存在诸多规定。以CALIS学位论文系统为例，作为调查对象的39所高校中加入CALIS学位论文系统的高校有31所，支持统一认证和馆际互借的只有21所高校。各校还制定了针对学位论文资源馆际互借的特殊条件，如只能传递全文1/3的内容，馆藏在一定年限以后才提供馆际互借服务。还有一些高校图书馆明确指出本校学位论文不对外提供服务，这些行为严重阻碍了学位论文资源在本校范围以外的传播利用。
　　
　　3学位论文资源建设与服务优化的举措
　　
　　3.1规范学位论文管理
　　
　　在学位论文的收缴和管理方面，高校应该明确收缴和保存学位论文的具体执行部门，各部门联合起来制定学位论文的统一管理细则。在涉密论文管理方面，能够将涉及国家秘密和非国家秘密内容的学位论文有所区分，明晰论文的密级认定标准，完善涉密论文的呈缴方式和保存制度。根据国家标准制定相应的学位论文编写规则，规范论文的元数据提交标准，不仅有利于本校学位论文数据的采集与规范化管理，也可为后期学位论文在全国范围内的共建共享奠定基础。而高校图书馆在完成学位论文收缴工作后，如能对学位论文进行标准化的编目工作、有序化整合，便可为学位论文的检索提供更为准确的途径，为学位论文的传播和合理保存提供可靠保障。
　　
　　3.2图书馆档案馆联合共建学位论文资源
　　
　　国家教育委员会、国家档案局发布的高等学校档案中教学材料归档范围就包括硕士、博士学位获得者的学位论文。普通高等学校档案管理办法中规定高校档案馆应设立专门的阅览室，对开放范围的档案提供查阅利用服务[11].图书馆可以和档案馆联合起来共同负责学位论文资源的建设与服务。以笔者所在南京师范大学图书馆为例，全馆共计3个馆藏地提供印刷本学位论文的阅览，2015年度所有馆藏地的学位论文阅览人次均为个位数。在电子版论文可获取的情况下，高校师生对印刷本论文的需求量较小。表1可以看出已经有部分高校图书馆对印刷本学位论文只进行保存，一般情况下不再提供读者服务。高校图书馆可以根据自身情况确定是否需要收藏印刷本论文，不再收藏的高校可由档案馆在负责印刷本论文的存档工作的同时提供相应的阅览服务。因为印刷本论文阅览量少，所以不会给档案馆带来很大负担，这样高校既保留了印刷本论文阅览服务，又能够缓解图书馆空间不足的问题，节约了收缴和管理纸本论文的人力物力。图书馆有多年保存和处理电子版学位论文的经验，可以在档案馆的基于学位论文资源数字化档案建设过程中提供帮助。
　　
　　3.3提供更深层次的学位论文资源服务
　　
　　虽然大部分高校建有学位论文数据库系统，但是提供的服务仅限于简单的查询检索、全文浏览和下载服务。没有对学位论文资源进行深度分析挖掘，提供更深层次的信息服务。学位论文数据库系统提供的主题查询是基于论文着者给出的关键词，这些关键词具有随意性和缺乏规范性的特点，主题标引字段采用这些关键词，会直接影响学位论文数据库的检索效果。因此在学位论文入库前的数据加工阶段，有必要进行规范的主题标引，为学位论文数据库提供精准的检索条件。在拓展服务途径方面，学位论文资源可以帮助读者了解院系学科近年来的研究热点，教师的研究方向，某一课题的研究进展，还可以帮助高校宣传学科和专业特色。利用学位论文资源让考生对报考专业有更深入的了解，更加丰富地展示教师的学术成果。华东师范大学已经开始基于学位论文资源的应用实践，在研究生网站的博硕士招生信息查询栏目，校园门户网站的教师个人简介页面成功嵌入了教师所指导学生的学位论文信息。利用珍贵的学位论文资源，开辟多种服务途径，提升学位论文资源的服务功能，最大程度发挥其应用价值。
　　
　　3.4开放获取共建共享
　　
　　我国学位论文的利用效率普遍低于其他文献类型，主要原因是由于国内学位论文开放获取工作进展缓慢。国家现行的学位论文管理法规制定时间较早，仅对博士学位论文的纸本呈缴有所规定，至今还没有基于国家层面完整收录博硕士学位论文的全文数据库，这极大地影响了学位论文资源的传播和利用，也使得学位论文抄袭和引用纠纷不断增多。短时间内在没有新的基于学位论文资源呈缴与服务的国家政策出台的情况下，这种现状还将持续。《CALIS学位论文全文数据库》是基于高校范围内的学位论文的共建共享项目，建设模式为集中检索、分布式全文获取，依靠各高校已经建成的学位论文资源，不失为当前缓解学位论文传播利用不畅的好办法。但该数据库是基于高校自愿加入的原则，参建单位目前仅有约百所大学，还存在参建单位数量少、收割数据不完整、各校对文献提供服务设置诸多限制等问题。CALIS中心可以为参建高校提供完善的DRM数据版权保护方案，吸引更多的高校加入该项目，同时能规范已参建高校基于学位论文资源文献传递服务内容。各高校也应该放下顾虑，本着共建共享的原则参与建设，推动学位论文资源的广泛传播和利用。
　　
　　3.5积极开展学位论文资源的补充工作
　　
　　博士后研究工作报告是博士后在站期间科研工作的总结，可视同博士后递交的学位论文。985高校均设有博士后流动站，39所高校在博士后出站流程管理细则规定博士后出站所必须提交材料中，明确指出博士后研究报告需要呈缴给本校图书馆的仅有7所高校。北京大学、清华大学、北京师范大学、厦门大学、华南理工大学已经在图书馆网站推出了博士后出站报告远程提交系统。浙江大学和武汉大学要求向学校的博士后管理办公室提供一定数量的纸本研究报告，给将来图书馆提供本校博士后研究报告数字化服务带来了难度。为了保证高校图书馆对博士后研究报告收藏齐全和有效利用，博管办应该和图书馆联合制定措施，争取早日建立博士后研究报告全文库。而对于本科生学位论文，图书馆是否要收藏管理还存在争议，但已经有高校先行一步。清华大学和兰州大学图书馆收缴本科生优秀毕业论文，北京大学图书馆也从2014年起逐步展开了收缴本科生电子版学位论文的工作。北京师范大学图书馆已经建成本科毕业论文库，提供2008年至今本科毕业论文的浏览和检索。学位论文资源收藏重在完整性和延续性，在当今数据存储技术相当成熟的情况下，为了本校学位论文资源的丰富性和完整性，高校图书馆可根据本校实际情况开展博士后研究报告和本科生的论文收藏工作，同时开展相应的读者服务。
　　
　　4结语
　　
　　学位论文作为高校图书馆文献资源的重要组成部分，在资源加工深度和服务内容方面还有待进一步加强。高校只有从自身做起，科学管理学位论文资源，尝试拓展新的服务途径，并不断探索适合我国国情的学位论文共建共享模式，才能推动学位论文资源的广泛传播与利用，充分发挥其应有的学术价值。
　　
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