基于安卓系统平台的GTD时间管理应用研发

　　摘要：由于移动通讯设备的快速发展, 基于Android平台的应用在各个不同人群特别是大学生中具有越来越广泛的应用前景。结合当前大学生时间管理现状, 在对GTD (Getting Things Done) 原理分析的基础上, 设计并开发了一款GTD时间管理应用。通过任务时效分析机制、任务转化机制和时间人格分析机制帮助大学生完善时间管理体系, 提高时间利用效率, 促进其更好地完成学习和工作任务。

　　关键词：Android; GTD; 时效分析; 任务转化; 时间人格;

　　Abstract：Due to the rapid development of mobile communication devices, applications based on the Android platform have been used extensively among different groups, especially those college students. Considering the current status of the college students' time management, we have developed an Android time management application based on the getting things done (GTD) principles. By employing the time-dependent analysis mechanism, the transformation mechanism of the task and the time personality analysis mechanism, the application helps college students improving their time management system and the efficiency of time using, so that they can master the learning tasks effectively.

　　Keyword：Android; GTD; time-dependent analysis; task transformation; time personality;

　　时间管理的目的是为了提高时间的利用率和有效性, 并且能够对时间进行合理的计划、控制和有效安排[1]。时间管理的最终目标是改变个人被动、拖延的习惯, 并将此类行为可能造成迟滞或失败的任务转化为有计划并能及时完成的任务。大学生作为天之骄子, 是社会未来的中坚力量。在大学期间, 大学生将完成从依靠外在约束到本我自觉的成长过程, 养成良好的生活、学习、工作习惯, 并形成正确的世界观与价值观。在大学学习期间, 大学生的课余时间总体上较为充裕[2,3], 对于时间的管理呈现出明显的年级区别[4,5], 但在时间计划执行过程中常常出现随意中断现象[6]。随着网络的普及、网速的提高及手机端应用的大量涌现, 大学生对于手机的依赖程度已经超过中等水平[7]。上述现象导致抑郁、考试焦虑、学习倦怠等相关问题在大学生中呈现增长的趋势。

　　戴维·艾伦提出的基于“尽管去做” (Getting Things Done, GTD) 思想的完成任务方式, 本质上就是逐一清点大脑里的事务, 将未完成的事务一一捕获, 并收集在大脑以外的文件系统当中[8]。本文鉴于大学生时间管理现状与大学生对手机的依赖程度, 结合GTD时间管理原理设计并实现了基于Android平台的GTD时间管理应用。在完成基本时间管理功能的基础上, 通过任务时效分析机制、任务转化机制、时间人格分析机制等特色功能完成对大学生课余时间的规划、管理及任务监督等工作。

　　1、GTD时间管理思想

　　戴维·艾伦在2001年出版了“尽管去做”系列图书的第一部[8], 通过简单而灵活的方式来管理日常的任务与工作, 从而最大化工作效率。GTD时间管理主要思想就是将所需要处理的任务记录在案、排除其他干扰, 使得执行者可以专注于工作, 并且可以随时对工作的完成状态进行检验。GTD由收集、整理、组织、回顾、行动等五个主要步骤构成。

　　事务收集工作是GTD的第一步, 其主要目标是收集与自己相关的事务, 包括需要听取的学术报告、要参加的社交活动、要读的图书、要进行的练习、要接听或拨打的电话、要听取的建议等内容, 并将各项事务的目标、重要性和紧迫程度一一记录在案。事务整理是对记录在案的活动定期整理, 将之分成可完成的事务和不可完成事务。对于不可成的项目, 将其归类为垃圾或日后可能要处理的事务;对于可完成项目, 分为可立即完成事务或下一步计划事务。事务组织则是下一步计划事务进一步分解为下一步行动清单、等待清单、未来清单三个部分。下一步清单是具体的下一步任务, 可能要分成很小的步骤去完成;等待清单是记录委派别人帮助的事务;未来清单是没有具体完成期限的不确定事务。事务处理和组织流程如图1所示。回顾步骤则用于检查事务是否已经正常完成, 并对事务进行相应更新。行动步骤则是事务的具体实行步骤。

图1 事务处理和组织流程

　　现在已有许多成熟的PC端GTD软件如hi Task、Nirvana、Remember the Milk、Todoist、Wrike和Zendone等[9]。国内许多研究者基于GTD思想设计了面向应用的日程管理模型如利用分词技术和短信解析功能的时间管理模型[10], 四象限法[11]和GTD思想结合通过删除每一象限的任务达到事务清空效果的日事清模型[12]等等。在充分考虑了当前大学生时间管理现状、对移动设备依赖程度及社交类软件的使用情况, 本文设计了基于Android平台的GTD时间管理应用帮助大学生更有效地完成个人时间管理任务。该应用基于模型-视图-控制 (Model View Controller, MVC) 模式[13], 具有任务的时效分析机制、任务转化机制和时间人格分析机制等特色功能。

　　2、应用架构设计

　　MVC模式 (如图2所示) 是由Trygve Reenskaug最早提出的软件设计架构, 目的在于简化程序的修改和扩展、降低模块间的耦合性以实现代码重用, 并使程序的控制结构更加直观。模型封装了所有与数据相关的服务, 仅处理数据相关的业务逻辑, 不负责数据的显示。视图则专门用于以合适、合理的方式呈现模型中的数据并能动态反映数据的更新。控制器则负责对各个层面之间的协调工作。

图2 MVC模式示意图

　　该GTD时间管理应用的MVC架构如图3所示, 其模型返回的是无格式中间层元数据, 因此允许以不同视图样式访问相同服务器端代码。在该架构中相同的构件可以被不同的视图界面使用, 完成设定业务逻辑的同时也便于向i OS客户端和PC端的移植。

　　模型由数据层和物理层构成。Bmob云数据库[14,15]除了提供数据库基本功能外, 还提供数据离线操作、主动消息推送等功能, 具有低费用和高数据安全性等优点。在基于GTD的时间管理应用中, 通过Bmob云数据库对用户信息、创建的任务进行存储, 在此基础上对用户任务时效进行分析, 并将结果提交到业务层。

　　业务层负责以不同的视图呈现模型中的数据。数据层提取经过分析的数据并将之交付给业务层呈现。业务层向用户展示的包括注册、登录、好友排行、人格分析和任务列表等在内的用户视图, 以及信息管理、产品管理和图片管理等后台视图。

　　接口层由通信录接口、日历接口和短信接口构成, 负责协调数据层和业务层, 并与其他应用对接。GTD中所有任务都需要通过日历接口来实现日程管理, 好友排行等功能则需调用系统通讯录及其他社交类应用中的好友列表。

图3 GTD时间管理应用的MVC架构

　　3、应用实现

　　3.1、任务时效分析机制、任务转化机制和时间人格分析机制

　　“时效”一词在《现代汉语词典》中释意为“在一定时间内能起的作用”。任务的时效分析根据系统制定的衡量标准将任务分为三类:瞬时任务、适时任务和长期任务。瞬时任务是指时效性很短的任务, 适时任务则是在一定时间段内有价值的任务, 而长期任务则不受时间约束。通过采取分类存储、综合和深入研究三类不同任务的现时价值, 用户可以为今后的时间安排做决策, 并通过最快的方式去收集和加工瞬时任务。

　　任务转化机制通过加工任务的附属信息来获得实际效能。当产生突发事件时, 既定任务可能会被提前、滞后或取消, 从而导致任务失效。失效的任务除了被回收以释放内存外, 还将引起用户任务调整。根据用户的实际情况更改任务的属性, 瞬时任务、短时任务、长期任务和失效任务之间经过状态转化以满足不同应用场景。例如, 某用户8:00-9:00跑步为瞬时任务, 10:00-11:00参加会议为适时任务;12:00-13:00做作业列为长期任务。由于变故取消会议, 转换为失效任务被回收, 而长期任务“做作业”提前至10:00-11:00转换为适时任务。将上述转化关系定义为有穷自动机M, 设其状态集为K, 业务处理字母表为∑ (括号内字母表示相应处理) , 并进行如下定义:

　　(1) 状态集K={“开始任务”, “适时任务生成”, “瞬时任务生成”, “长期任务生成”, “失效任务生成”};

　　(2) 字母表∑={“设置瞬时任务 (a) ”, “设置适时任务 (b) ”, “设置长期任务 (c) ”, “设置失效任务1 (d) ”, “设置失效任务2 (e) ”, “设置失效任务3 (f) ”, “瞬时任务转换1 (g) ”, “瞬时任务转换2 (h) ”, “适时任务转换1 (i) ”};

　　(3) 设置初始状态为{“开始任务”}, 终止状态为{“失效任务”};

　　(4) 设置状态转换函数δ为:

　　δ (“开始任务”, a) =“瞬时任务生成”;

　　δ (“开始任务”, b) =“适时任务生成”

　　δ (“开始任务”, c) =“长期任务生成”

　　δ (“瞬时任务生成”, d) =“失效任务生成”

　　δ (“适时任务生成”, e) =“失效任务生成”

　　δ (“长期任务生成”, f) =“失效任务生成”

　　δ (“瞬时任务生成”, g) =“适时任务生成”

　　δ (“瞬时任务生成”, h) =“长期任务生成”

　　δ (“适时任务生成”, i) =“长期任务生成”

　　(5) 定义S为“开始任务”, A为“瞬时任务生成”, B为“适时任务生成”, C为“长期任务生成”, D为“失效任务生成”。

　　则M的状态转换如图4所示。

图4 任务状态转换机制

　　时间人格[16]分析机制对Bmob云数据库中用户任务状态进行分析, 比较失效任务率、未完成率、任务转化率来对用户时间人格进行评估, 并对新增任务给出合理的建议。经分析, 任务失效率越高, 任务的未完成率就越高, 用户就越难于合理安排日程并且越容易出现消极的负面情绪[17];任务转化率适中, 表明用户具有较好的任务执行力。任务失效率、未完成率、转化率定义如式 (1) 、 (2) 和 (3) 所示:

　　3.2、模块调用

　　基于Android的GTD时间管理应用的各模块间关系如图5所示。用户进入该应用后, 对创建的任务进行分类, 淘汰不可行的任务并对可行的任务进一步分类;可行的任务分为下一步行动清单、等待清单、未来清单。同时, 系统依据Bmob云数据库中用户任务数据对用户行为进行任务时效、任务转换和时间人格分析, 并将分析结果反馈至用户。

图5 各模块间调用关系

　　4、结语

　　基于Android平台与时间管理思想相结合, 本文通过MVC模式开发了基于GTD的时间管理应用。该应用在完成常规时间管理功能的基础上, 通过任务的时效分析机制、任务转化机制和时间人格分析机制等特色功能帮助大学生定制时间管理任务, 旨在为大学生提供科学、合理和切实可行的建议, 帮助于其建立完善的学习和工作管理体系, 具有较高的实用价值和应用景。

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