大学新生报到系统设计开发(ASP+ACCESS)

　　摘要：以武汉生物工程学院为例, 分析了民办高校新生入学报到系统的功能需求。在该基础上, 采用“ASP+ACCESS”技术开发了一套《基于WEB的高校新生报到系统》, 并从设计与实现两个方面对该系统中的主要模块进行了介绍。

　　关键词：民办高校; 新生; 报到; 系统; 开发;

　　Abstract：Taking Wuhan Bioengineering Institute as an example, this paper analyzes the functional requirements of the freshmen registration system in private colleges and Universities. On this basis, a set of "WEB based freshmen enrollment system" has been developed using "ASP+ACCESS" technology, and the main modules of the system has been introduced from the design and implementation of the two aspects.

　　Keyword：private college; freshmen registration system; design and implementation; CLC number;

　　随着高校招生规模的不断扩大, 现在各个大学里每年新录取的新生动辄六、七千, 有的甚至上万人, 这些新录取的学生一般要在两天左右的时间内 (通常大学新生报到时间为两天) 完成报到与注册。这是一个相当繁重的任务, 如果不借助一些软件系统而单靠人工的话将需要投入大量的人力和物力, 而且还不可避免地会出一些差错, 因此各高校都会根据自己学校的新生报到工作流程开发适合自己使用的新生报到系统[1], 以提高工作效率、减少人力、物力的投入及差错的发生, 同时方便学校迅速快捷的掌握学生报到的总体情况, 我校在这方面早期是使用笔者开发的《网上录取数据 (后续) 处理系统》[2]中的一个“新生报到”模块实现的, 但那一模块是基于单机运行的, 在各不同机器上报到的数据不能共享, 2005年后我们开始使用“ASP+ACCESS”开发《基于WEB的新生报到系统》以实现不同终端机器上报到的数据能够共享, 方便学校有关部门进行统计与查询, 这一系统在它诞生后每年都会根据当年的一些新的要求进行一些升级与改版, 下面以目前稳定运行的V10版为例来介绍该系统。

　　1、系统功能分析与操作流程

　　该系统的功能总的来说有两个, 一是对学生进行报到注册等相关操作, 二是对学生已报到情况进行各种不同的查询。对实现这两方面功能的程序我们并不要求多么的复杂, 只要求具有易操作性和便捷性, 能够让我们及时了解学生报到情况, 快捷、便利地完成学生的入学报到注册操作即可。为了保证入学报到数据的准确与安全, 系统中两大功能的实现均要求先进行用户登录再执行相关操作, 并且不同的用户进入后可进行操作的范围不一样, 因此我们设置有两类不同的帐号, 它们分别是报到注册操作员用户帐号和学校及有关部门领导用查询帐号:报到注册操作员用户登录后可进行学生报到注册等相关操作, 也可以进行报到情况的查询;而学校及有关部门领导用查询帐号登录后只能进行报到情况的的查询而不能进行学生报到注册等具体操作。对于报到注册操作要求操作每个操作员在进行一个学生的报到注册后能在该学生的记录后面添加操作员的用户信息、操作时间及可能需要的其他备注信息, 以避免操作员无心的出错或不负责任地肆意妄为 (学生报到没有, 要不要更改专业均应以实际事实及相关凭据为基础, 不能瞎搞, 否则轻则影响数据的准确性、重则可能违犯学校相关规定) , 也为统计各操作员经手报到了多少人提供了可能。

　　系统功能图如下:

图1

　　用户登录后, 根据对用户类型的判断会跳转至不同的页面。操作员用户先进入报到注册主页面, 进行要报到注册的考生的查询, 查询时可依据考生报名号、通知书编号、考生准考证号等, 查到后进入报到注册与专业修改环节。而查询用户则只支持按录取省份、湖北生源所在地区及操作员为查询关键字进行统计查询。

　　2、系统运行环境与开发工具

　　该系统采用B/S结构, 基于“ASP+ACCESS”开发。系统相关文件在WEB服务器端发布后, 用户通过一个登录主页进入系统后可在相应权限范围内进行操作。

　　3、系统文件组成及简要说明

　　该系统中后台数据库以《网上录取数据 (后续) 处理系统》中获得的最终录取数据为基础, 新增加了报到 (与否) 、报到时间、报到经办人、ZYXGJL (专业修改记录) 等字段, 作为新生资料数据表 (xszl.dbf) , 并把它转换为ACCESS格式, 转换后的AC-CESS文件名为:xszl.mdb;另为了使系统中可以区分不同用户进行不同权限的操作, 在xszl.mdb中我们增加了一个user表;为了在查询页面中可以自动取得省份和湖北地区信息, 在xszl.mdb中我们分别设计了一个省份表province和地区表area。

　　系统中主要的ASP网页文件有:

　　Conn.asp:数据库连接文件, 用来连接数据库 (xszl.mdb) ;

　　Login.asp:用户登录文件, 提供该系统中用户 (含操作员用户和纯查询用户两种不同类型的用户) 的登录入口;

　　Index.asp:操作员用户查询索引文件, 为操作员提供指定查询与统计查询两种查询方式, 通过指定查询可进入对该考生的报到操作页面, 即Index2.asp;通过统计查询可进入统计查询主页面, 即Cxzjm2.asp;

　　Index2.asp: (操作员用户) 操作索引文件, 可引导进入报到操作主页面Table.asp和专业修改主页面Table1.asp;

　　Table.asp:报到操作主页面, 为操作员提供报到操作工作界面;

　　Table1.asp:专业修改主页面, 为操作员提供专业修改工作界面;

　　Bd.asp:报到数据入库页面, 对Table.asp表单中提交的报到数据完成入库;

　　Bd1.asp:专业修改入库页面, 对Table1.asp表单中提交的专业修改数据完成入库;

　　Cxzjm.asp:统计查询主文件, 让纯查询用户能够选择具体的查询类型并输入关键字, 以提交给相应的执行文件;

　　Lookup.asp:接受用户选择的查询类型和输入的关键字并执行统计查询, 根据不同的查询关键字分别转向不同的查询结果显示文件:Lookpr.asp、Lookar.asp、Lookus.asp;

　　Lookpr.asp:按省份查询时的结果显示文件;

　　Lookar.asp:按省内地市查询时的结果显示文件;

　　Lookus.asp:按操作员用户查询时的结果显示统计;

　　4、系统主要功能模块的设计与实现

　　4.1、用户登录

　　该模块为操作员或查询用户提供一个登录入口, 使得对考生的报到注册、专业修改或统计查询都是在合法的授权下进行, 它是一个表单文件 (界面如下图) , 允许用户输入用户名、密码登录后根据用户类型的不同分别进入不同的工作界面。

图2

　　在这一表单中, 为保证用户名、密码中的输入不为空, 我们使用了JAVASCRIPT脚本, 使得在用户名密码输入为空时系统能够给出警告。

　　用户在该表单输入非空的用户名、密码后, 是否能够登入后一页面、又登入到哪一个页面还需要我们将输入的用户名、与密码与user数据表中保存的用户名密码进行比较、判定其合法性后才能决定。首先, 我们要通过将输入用户名、密码作为查询关键字在user表中执行查询, 看user表中是否有此用户名、密码来实现用户合法性的判断;判断用户合法后还要根据用户名前5位是否是“admin”来分别进入不同的工作页面, 若是“admin”表明是单纯查询用户, 则跳转至cxzjm.asp;否则说明是操作员帐户, 允许查询与进行报到注册等操作, 应跳转至index.asp。

　　应注意的是, 在该文件中, 因为涉及对相关数据库的查询, 因此在文件头部应将“Conn.asp”文件“include”进来。

　　4.2 新生报到与专业修改

　　当操作员用户登录后, 即进入操作员用户主页面index.asp, 在此页面可依不同查询关键字查询考生信息并进入报到页面或点击“统计查询”超链接进入统计查询页面, 界面如下图:

图3

　　当我们在此页面输入查询关键字查询考生信息后即进入一个操作索引文件index2.asp, 接受表单index.asp的输入并执行查询、生成查询记录集, 并允许我们直接进行报到注册或者点击超链接进入到专业修改。

　　下面仅以报到注册操作为例来说明其界面和实现程序, 修改专业是类似的。

　　4.2.1、报到注册操作

　　在系统中报到注册操作是在index2.asp为我们提供的一个表单页面上完成的, 其界面如下:

图4

　　在这一页面中首先会显示前面index.asp提交的查询的结果。由于index.asp页面中可能是依三种不同的查询关键字来进行的查询, 因此在此页面中我们要根据接受到的index.asp表单中下拉列表框输入的值执行不同的记录集的创建。

　　之后, 我们可以将所查到的新生信息外在表格中显示出来, 并允许用户对该新生进行报到注册操作, 即将原未报到注册的新生中的报到状态改为报到, 或将原已报到的新生中的状态修改为未报到, 这一功能是通过一个函数实现的, 其定义为:

　　4.2.2、报到注册处理文件:

　　在上面的报到注册表单中提交的新生报到数据由bd.asp接收后, 也要使用index2.asp中曾用到过的分支结构来针对不同的查询关键字分别生成不同的记录集, 并针对该记录集中当前记录修改其中如下几个字段的内容:

　　rs ("报到") =str

　　rs("报到经办人")=session("uaemame")

　　re("报到时间")=cstronle

　　rs.update ()

　　4.3、统计查询

　　4.3.1、统计查询主页面

　　统计查询主页面有两个:cxzjm2.asp和cxzjm.asp, 它们内容相同, 都是一个查询表单, 在该页面中应能提供按省份、湖北地区和操作员用户名查询的入口并能显示出当前本、专科已报到的情况, 包括本科录取人数、专科录取人数、本科报到人数、专科报到人数、本科报到率、专科报到率、总报到率等。其截图如下:

图5

　　此页面中按省份、湖北地区和操作员用户名查询的入口都是通过在表单中不同的下拉列表框中选择输入查询依据的, 这些不同的下拉列表框中的选项我们是通过取得对应表, 如:省份表province、地区表area、用户表user中的具体数据后进行轮显的, 以按省份查询为例来其部分代码如下:

　　另为了在页面底部显示全部录取新生数、已报到新生数以及本、专科已录取和报到的情况, 在该页面中还需要生成全部录取新生记录集和其中已报到的新生记录集等, 并利用这些记录集的recordcount属性来分别获得我们所要的全部录取新生数、已报到新生数、本科已录取数等。

　　4.3.2、统计查询的响应

　　Lookup.asp是对统计查询页面cxzjm.asp的响应文件, 它负责接受用户选择的查询类型和输入的关键字并根据不同的查询类型分别转向不同的查询执行与结果显示文件:Lookpr.asp、Lookar.asp、Lookus.asp, 它的主要部分为三个“if-end if”分支程序, 每一个分支根据对查询类型为“省份”、“地区”、“用户名”三种不同情况的判断, 分别将页面转向Lookpr.asp、Lookar.asp、Lookus.asp, 以具体执行按“省份”、“地区”、“用户名”的查询和结果显示。

　　而Lookpr.asp、Lookar.asp、Lookus.asp则负责针对不同查询类型的具体查询的执行及结果显示, 它们执行查询的步骤与结果显示的格式均相同, 只是在执行查询时是将生成的rs记录集中的每一个记录的不同字段 (或字段的不同内容) 与查询主界面中用户输入的关键字进行比较:Lookpr.asp中是将考生号中代表省份信息的第3至第4位与在cxzjm.asp页面中用户选择的省份代码进行比较, Lookar.asp中则不仅要将考生号中代表省份信息的第3至第4位与湖北的省份代码“42”进行比较看是不是湖北考生, 还要将考生号中代表地市信息的第5至第6位与在cxzjm.asp页面中用户选择的地市代码进行比较, 而Lookus.asp中则要将录取新生的入学报到经办人与在cxzjm.asp页面中用户选择的报到经办人进行比较, 在这些文件中, 考生号中代表省份信息的第3至第4位我们可以通过“mid (rs ("考生号") , 3, 2) ”得到, 考生号中代表地市信息的第5至第6位可以通过“mid (rs ("考生号") , 5, 2) ”得到, 报到经办人可直接由rs ("报到经办人") 得到, 而在cxzjm.asp页面中用户选择的不同查询类型则分别使用Lookup.asp中已通过request方式传递过来的三个变量:pr_name、ar_name、us_name, 在此情况下, Lookpr.asp中的“比较”用“if pr_name=mid (rs ("考生号") , 3, 2) then”表达;Lookar.asp中的“比较”用“if mid (rs ("考生号") , 3, 2) ="42"and mid (rs ("考生号") , 5, 2) =ar_name then”表达, Lookus.asp中的“比较”用“if rs ("报到经办人") =us_name then”表达。

　　以Lookpr.asp为例, 查询执行后的结果显示截图如下:

图6

　　此页面结果显示的最后也可以显示出符合条件的已报到新生数和未报到新生数, 其实现方法类似前面统计查询主页面中提到的统计计数。

　　5、结束语

　　该新生报到系统在武汉生物工程学院已应用多年, 也在应用中不断地补充了一些新的功能, 比如按录取专业的考生查询 (查询某个专业的全部考生的信息) 、按录取专业的统计查询 (查询各个专业的考生人数信息) 等, 由于篇幅所限, 本文不再过多地展开。在多年的应用中, 该系统极大地提高了新生入学报到时学校迎新工作的效率, 大大减少了人力、物力的消耗, 同时也为学校及有关部门领导实时查阅统计已报到学生的情况提供了方便, 取得了较好的经济效益和社会效果。

　　参考文献
　　[1]钟增胜, 田昌鹏.基于Internet的招生录取数据提取研究及应用[J].计算机科学, 2006 (2) .
　　[2]董国钢, 郑永昌, 朱华, 等.异构环境下数据记录的复制与追加[J].微计算机信息, 2012 (9) :490-492.