毕业设计(论文)的文档管理

　　毕业设计(论文)的文档管理是指有关毕业设计(论文)的教学文件、毕业设计(论文)组织实施的计划报告、总结和学生提交的论文及其有关考核评审的材料等,按照教学档案的管理方法,进行归档和保存.

　　毕业设计(论文)的文档管理具有现实意义和历史意义.毕业设计(论文)的文档材料是对其教学评估的主要依据.根据文档材料,可以总结工作经验教训,加强以后毕业设计(论文)工作,以提高人才培养质量.大学生毕业设计(论文)的积累与分类,可以通过检索查阅,了解本科生的研究动态,为以后选定更多、更有价值的毕业论文选题提供依据,以至在实际工作中推广应用.因此,校、院(系)都应重视此项管理工作.

　　1.毕业设计(论文)文档材料的归档范围有关毕业设计(论文)需要归档保存的主要是三大类:

　　(1)有关现行的政策性文件

　　即国家和省、部委主管部门有关生产实习、毕业设计(论文)的文件,例如,中华人民共和国学位条例,省、部.委关于加强实践性教学的意见(决定) ,财政部有关生产实习经费开支的规定,以及学校有关生产实习、毕业论文的教学管理规定等等.

　　(2)有关毕业实习毕业论文的教学过程材料

　　即专业教学计划、毕业实习(论文)工作计划及其实施方案(含实习时间、学生实习地点单位导师名单等)、实习工作总结和重大问题的请示报告,以及有关教学检查、论文答辩的组织实施情况的材料等.

　　(3)毕业论文及其考核成绩

　　即毕业论文(正本)及有关的原始材料(有的原始材料属导师所有,必要时可复制存档)、论文成绩及评审材料、优秀论文及评语等.

　　2.毕业设计(论文)文档管理办法

　　(1)本科生毕业设计(论文)是反映高校培养人才最后一个教学环节的历史真迹,是教学类科技档案的重要组成部分.它既有现实使用价值,又有历史与教育研究的价值,必须按"统一领导,分级管理"的原则,做好收集、编目、归档、保管和提供利用等工作.

　　(2)各系(院)应在做好选留工作的基础上,切实做到本科生毕业设计(论文)的建档工作和教学管理工作同步进行.教务处将会同校档案室进行抽查.

　　(3)鉴于本科生论文类型多,论文水平保存价值差异大,需区别情况分别采取相应措施.例如,各系(院)每年对每一毕业班选留3~5份优秀的或具有学术价值的毕业设计(论文) ,原件归档,复印件送交资料室以提供查用.

　　凡具有下列情况的毕业论文,除做到本条规定外,还应分别根据下列规定作相应处理:

　　A.凡涉及技术保密(指与准备申请专利或技术转让的科研课题关键技术直接相关的),应由主管科研副系(院)主任审定,并在学生撰写论文前向指导老师交代清楚,对于涉及关键技术的内容,一般应分为正本与副本(含技术秘密部分),正本可公开,副本定为"内部"档案,只限科研课题成员借阅,有关师生对其内容负有保密责任.

　　B.凡内容与科研课题密不可分的毕业论文,应按科研类科技档案保存,课题组可自留一份复印件,有关指导教师也可留一份复印件.

　　C.跨系(院)做的毕业设计又非涉及技术保密内容的,学生所在系(院)资料室可留一份复印件,有关指导教师也可留一份复印件.

　　(4)凡不属于以上三种情况,但对科研课题具有延续性的毕业设计,原件移交档案管理人员归档编目,除一份复印件交资料室外,有关课题组也可留一份复印件备用.

　　(5)其他毕业设计(论文)由指导教师所在教研室保管.集中管理办理自定,但必须确定保管人员并编制目录.

　　(6)本科生毕业设计(论文)归学校所有,必须按以上规定移交归档,集中保管,任何个人不得据为己有,不得擅自对外交流或转让.凡教师因工作需要保留毕业设计(论文)时,对不涉及技术保密的,需经教研室主任签批,对涉及技术秘密的,需经科研课题负责人签批.学生不得保存、复印论文,需要保存者,凡属系(院)级集中保管的,需经主管科技档案的副系(院)主任批准;凡属教研室保存的,需经教研室主任批准.违反者一经发现按违反校纪论处,如已产生侵犯学校权益后果的,还应追究其责任并做相应处理.

　　(7)凡属归档保存的毕业论文,其文字材料用毕业设计(论文)专用纸,且必须使用蓝黑色或碳素墨水(不得用其他颜色,打印必须用黑色)钢笔书写,并装订成册.

　　(8)该项工作由主管副系(院)主任领导,在应届毕业生和毕业设计(论文)指导教师中公布本规定,由教务处监督检查有关教研室主任(副主任)负责每年下学期进行毕业设计(论文)的选留归档工作,各系(院)科技档案管理人员所保管的毕业论文原件,五年以后移交校档案室.由系(院)资料室保管的毕业设计(论文)复印件留系(院)长期存用.

　　3.毕业设计(论文)文档数据库

　　为了提高工作效率,对毕业设计(论文)文档材料进行科学的规范管理,各院(系)应实行计算机管理.因此,要按院(系)建立毕业设计(论文)文档数据库,有校园网条件的学校还应上网管理,以便实现资源共享,也便于学校领导和主管部门随时调用.

　　下面仅就建立院(系)本科生毕业论文数据库的基本要求简述如下,仅供参考.

　　(1)输入规范的毕业设计(论文)内容

　　包括如下:

　　A.毕业论文编号;

　　B.学号;

　　C.学生姓名;

　　D.论文题目;

　　E.论文选题来源;

　　F.关键词;

　　G.导师姓名;

　　H.导师所在单位(校内、外);

　　I.导师的技术职称;

　　J.论文成绩;

　　K.是否是优秀论文;

　　L.论文是否正式发表;

　　M.论文发表的刊物;

　　N.论文发表刊物的年份、期(卷)号.

　　(2)具有以下主要的统计功能

　　A.各类论文的总篇数及所占比例;

　　B.各类指导教师指导的学生数指导的论文数及所占比例;

　　C.校内外学生实习(做论文)的数量及所占比例;

　　D.历届各种情况统计的比较等.

　　(3)具有以下主要的查询功能

　　A.查询有关论文选题的来源;

　　B.查询有关导师情况的信息;

　　C.按学生情况查询毕业设计(论文);

　　D.查询有关论文成绩的信息;

　　E.查询论文发表及优秀论文的信息.