Notes系统下信息管理系统的设计和开发

摘要

　　本文系统地讨论了Notes系统下信息管理系统的设计和开发，首先介绍了开发信息管理。

　　系统的背景和意义，然后就开发信息管理系统使用的Notes平台进行了细致的分析和探讨，并以信息管理系统为例，详细阐述了Lotus Notes系统数据库模板的开发过程。涉及到了程序的流转、用户权限等具体的实现过程，其中酒盖了Seript 库、Mail in数据库、Lotus Notes数据库多层次的权限设计等关键技术。最后在文中总结了系统设计完成情况，并对今后系统的完善与维护提出了设想。

　　OA （ffce Administration,办公自动化）系统是信息技术时代实现自动化办公、无纸化办公的重要途径。本文系统地讨论了Lotus Notes平台下政府机关部门OA系统的设计和开发，提出了设计OA系统行之有效的指导方法。在分析和讨论开发信息管理系统一般特性的基础上，本文进一步考虑了行政部门的特殊性，并建立了事务流程清晰、管理界面明确、权限控制严格的系统模型。最后，本文详细阐述了如何结合Lotus Notes系统进行系统原型实现的细节。

　　第1章概论

　　1.1 产生背景

　　随着政府部门计算机应用的普及，办公自动化系统的建设步伐得到了加快，逐步实现了办公自动化，办公无纸化。用群件系统为本单位构造办公自动化系统的平台，并在平台上开发信息流程管理系统，实现对本单位信息流程管理的办公自动化。

　　1.2 基于Notes系统开发的意义

　　OA有着巨大的市场前景，国内企事业单位的应用需求比较广泛，尤其政府部门实施的数字工程，要不断提高办公服务环境，提高办公效率，在OA方面有着巨大的开发潜力。群件为人们提供了信息共享、业务流转的基础通信设施，它似乎已经成为人们开发办公自动化系统不可或缺的平台。从OA系统开发的资料看，所有用于职能部门的OA系统基本上都基于群件的开发。

　　1.3信息流程管理系统开发的目的

　　信息流程管理系统是以计算机工作方式取代手工进行信息流处理为目的，利用计算机摸写信息，并在计算机网络中对信息进行审批、流转、发布、存储。力求提高信息流程管理效率和水平，减低信息工作的工作强度，实现信息办公的自动化。

　　通过信息流程管理系统的开发，加强群件系统的应用，促进群件系统在其他办公方面的建设。

　　1.4 信息流程管理系统的特点

　　利用计算机进行信息的处理，打破了传统手工信息管理的方式。

　　信息流在计算机中流转，并通过邮件系统发布到每个人的邮件中，大大提高了信息的发布效率；适合目前计算机处理各种办公事务的工作方式；使信息的处理过程更加规范，能够按照规定的流程、格式进行处理；使用统-的操作平台， 操作界面熟悉、简单，易于被用户接受。

　　第2章群件 系统开发平台

　　2.1群件什么是群件？

　　顾名思义，它是提供群体协同工作的软件。目前，市场上主要的群件产品有连花公司的Lotus DorninoNotes、微软公司的Exchange和Novell公司的Groupwise.在中国市场上，占据主导地位的产品是Donino/Notes和Exchange.群件能为人们提供哪些功能呢？从莲花公司和微软公司群件产品的功能看，它首先是一-个邮件系统，能提供基于CS结构，支持Intenet标准的电子邮件服务，这也是用户最为熟悉、使用最多的群件功能；其次，它是个工作流自动化的系统，它以工作流为手段，设计出与人们业务流程相吻合的干线，使各级岗位或部门能协同办公，实现信息共享。

　　2.2 Lotus Domino/Notes与关系数据库的比较

　　Lotus Domino/Notes与关系數据库的比较如表1-1所示。

　　Notes与关系数据库适用于性质完全不同的应用，前者强调基于文档的工作流，半结构化，不实时，分散；而后者基于事务处理模型，以结构化组织信息，强调事务的实时性、并发性。

　　2.3 Notes 数据库应用系统介绍

　　Lotus Notes是- -个分布的基于文档的数据库应用系统，是一个群组通信与协同工作的信息平台。分布是指用户可以通过局域网、广域网、Intermnet、 专线及拨号网等不同网络形式存取Notes信息；基于文档是指Notes的信息是以文档的形式组织；数据库应用是指Notes的多个文档以数据库作为信息存储集合管理；群组通信与协同工作是指Notes用户可以通过网络共享跟踪管理。Notes 应用中的信息内容通过邮件机制互相通信，Notes应用系统是实现某种具体应用功能的数据和程序的集合。Notes 应用通过Notes数据库组织应用中各种数据和程序。Notes 是-一个文档数据库，无论是数据还是程序都以文档的方式存储。在Noles数据库中，Notes 数据库是将相关信息和对信息的处理程序存储为多个文档的信息集合，可以分散地存储于不同的网络服务器或客户机上。用户可以通过网络访问位于不同服务器上的Notes数据库，获得数据库内部的数据，运行数据库存储的程序。

　　Lotus Notes应用平台实现了安全、可靠、标准的企业级Web应用，满足了Internet/n-tranetExtranet.邮件、知识管理以及信息的集成。这些突出特点，完全能够满足政府机关对办公自动化平台的要求。鉴于以上Lotus Notes 的优势，因此选择Notes 群件系统平台开发信息流程管理系统。

　　第3章总体设计方案

　　3.1 概述

　　一个应用系统的开发， 要求应用系统的开发者要首先对实际工作流程的状况有一-个较为全面的了解，还必须了解系统中各用户的角色，以及不同的用户需完成哪些特定的功能。进行详细的需求分析后，确定系统的总体设计方案。

　　首先建立基于DominoNotes的群件系统平台，在该平台上建立信息流程管理数据库系统应用，主要是将撰写的信息写人科室信息数据库，再通过Notes自身的邮件系统，用邮件将信息进行流转。提交办公室是将信息数据库的信息发送到科室信息管理数据库中，再对该信息内容进行处理。科室信息数据库和办公室信息管理数据库利用Notes提供的强大的权限管理机制通过不同的角色权限进行管理，普通用户只能撰写信息和报送，而信息管理员可以管理全部的信息。通过邮件系统将发表的信息刊物发送到每个人的电子邮箱。

　　3.2信息流程管理 系统设计结构图

　　3.2.1科室信

 　　信息数据库横板科室信息数据库模板如图1-1所示。

　　3.2.2办公室信息管理数据库模板

　　办公室信息管理数据库模板如图1 -2所示。

　　3.3总体结构的各部分说明及设计思想

　　3.3.1科室信息

　　1.撰写信息

　　考虑信息的书写要有一-定的格式，按照比较标准的信息书写格式设计信息撰写界面。考虑到自己能修改自己刚才的信息，设计编辑修改功能，能对自己摸写的信息进行修改。考虑到便于查看自己撰写过的信息，建立待审批视图，通过该视图显示所有撰写后待审批的信息。

　　2.报部门领导审批

　　考虑到信息撰写完成后，一般要经过部门领导审批，要建立选择部门领导审批人功能，通过系统通讯录选择审批人，然后将偵息报送选择的审批人。

　　3.部门领导审批

　　为了保证信息的质量，部门领导通过邮件接到报送的待审批信息，对倩息可以进行查看、修改、审批。为了让信息员了解部门领导对该信息的看法，设立部门审批意见功能。对没有通过的审批，信息员能够重新进行修改，并可以报送部门领导再次审批。

　　4.提交办公室

　　对通过审批的信息，可以提交办公室处理。这是设计过程中的重点和难点，要将科室信息数据库的数据复制到办公室信息管理数据库中，并且还要通过邮件系统通知信息管理员报送了信息。

　　3.3.2办公室信息管理

　　1.信息采编

　　通过该栏目，可以采编所有部[ ]报送的信息。对报送的信息首先要进行选择，进行采用和不采用标记，对有采用标记的信息再通过信息管理员进行编辑。考虑到信总管理员也要撰写信息，在此增加了撰写信息的功能，且其不需要报送办公室主任审批自已撰写的信息。

　　2.刊物采编

　　为代码维护中建立的刊物进行刊物信息采编，为刊物选择已经采用的信息。对采编完信息的这期刊物，报办公室主任进行签发。

　　3.刊物生成

　　按照信息的工作流程，对办公室主任签发完成以后的刊物，由信息管理员通过邮件系统进行发送4. 刊物查询能够查询所有已经发布的刊物。

　　5.代码维护

　　建立刊物的名称信息，可以修改刊物名称信息，通过修改，可以使每次发布的刊物名称不同。

　　3.4信息流程管理系统基本功能

　　3.4.1普通用户

　　 （信息员）普通用户在任意- -个 Lotus Notes工作平台，通过打开科室信息数据库，就可以按照规定的信息书写格式进行信息的撰写，并将信息存入信息数据库进行流转。

　　对于普通用户，需要完成如下功能：

　　（1）登录Notes系统平台，输入用户名与口令；（2）选择打开科室信息数据库；（3）攢写信息，并将信息存人数据库；（4）选择部门领导，将信息报送审批、修改；（5）将部门领导审批通过的信息上报办公室。

　　3.4.2部门领导

　　部门领导通过打开自己的电子邮箱，对本单位信息员报送的信息进行审批、修改。

　　3.4.3办公室信息

　　管理员办公室信息管理员通过打开办公室信息管理数据库，对各部门上报的信息进行采用、采编等处理。

　　对于办公室信息管理员，需要完成如下功能：

　　（1）登录Notes系统平台，输人用户名与口令；

　　（2）打开办公室信息管理数据库；

　　（3）查看所有上报信息的内容；

　　（4）对上报的信息进行采用或不采用标记操作；

　　（5）对采用的信息进行编辑；

　　（6）创建刊物名称、代码；

　　（7）在创建的刊物中采编已经采用的信息；

　　（8）对完成的刊物报办公室主任进行签发；

　　（9）对签发的刊物进行发送。

　　3.4.4办公室主任

　　办公室主任通过打开自已的邮箱对报送来的待发刊物进行签发。

　　3.5 开发工具

　　主要开发工具有Lotus Domino 4.52数据库，简单的编程使用Notes提供的函数和命令实现，复杂任务使用LotusScript编程语言实现。

　　3.6系统运行环境要求

　　3.6.1 Domino 服务器配置

　　服务器的操作系统可以是UNIX,WindowsNT或0S/2等；CPUP166以上；内存。

　　64M以上；硬盘至少2G;网卡10M或100M.

　　3.6.2 Notes 工作站配置

　　工作站操作系统可以是Windows NT, Win95 或Win98; CPU P166以上；内存16M以上；硬盘至少60M;网卡10M或100M.

　　第4章详细设计

　　4.1搭建Lotus Domino

　　4.1.2服务器平台（略）●

　　4.2科室信息数据库

　　4.2.1科室信 息模板的程序设计流程圈

　　科室信息模板的程序设计流程图如图1-3所示。

　　4.2.2数据库的设计建立

　　科室信息数据库Inlo. ns.建立一个具体的应用数据库，-般有两种方法，一种是。

　　以现有的应用模板为基础。创建出一个继承了模板设计的应用数据库，然后在其原有的设计基础上根据具体需求进行修改。使它满尼最终的设计需要；创建应用数据库的另一种方法是创建一个全新的数据库，在其中重新构造所有的应用组件。Info. nsf数据库是采用后一种方法来建立的。

　　4.2.3表单的设计

　　在Notes数据库中文档的存储格式是由表单来定义的，表单实际上是Notes中查看和输人信息的模板，表单由域、文本、图形、区段、操作和热点等内容组成。

　　城是表单中最重要的元素，是存储数据库信息的最基本单元。每个域中都具有单-类型的信息文本、RTF文本、图形和多媒体对象、多项选择列表（称为关键字、数字、时间或日期）以及姓名。区段可以将表单中的城组织在一起，同时显示、折叠、隐藏这个特性，可以将-一个很大的文档，按照用户的需要逐步显示，避免信息量过大和层次不明。原始信息登记表单设有四个区段：基本信息项、返回修改意见、选择审批人、审批。数据库表单、子表单、视图以及文件夹的操作是可给任何一个应用添加自动化的设计特性。可以将表单、子表单、视图以及文件夹的操作显示为操作栏中的按钮，或操作菜单命令，或二者的結合。简单的操作易于实现菜单命令，使用公式或LotusScript程序制作的复杂的操作可以完成更复杂的工作，但它们无法通过Notes菜单命令来实现。原始信息登记表单建有完成、取消、返回、撰写内容、修改稿件内容、报送审批。审批等操作。在不同的表单状态，显示不同的操作按钮，通过操作完成相关的功能操作。

　　在信息数据库中建有三个表单：

　　（1）原始信息登记表一用于 登记信息类别、控制项录人；（2）原始信息内容登记表一用于信 息的具体内容的录人；（3）时间查询一用 于时间查询。

　　4.2.4视图的设计

　　视图是我们观察浏览数据库文件的一种有效方式，视图是以行和列的形式显示文档，使用户得以找到所需的文档。视图可包含从文档域中提取的数据、计算的结果，以及文档的总数或平均值。要阅读数据库中的文档，用户需要先打开视图，再打开其中每一-行所代 表的文档。大多数数据库都包含多个视图，使之能以不同的方式组织并显示文档。

　　在信息数据摩中建有如下六个视图：

　　（1）所有信息视图一显 示所有登记的信息；（2）待审批信息视图一显示处于待 申批状态的信息；（3）正在审批视图一显示 报审批人审批后还未审批回来的信息；（4）已审批视图-.显示部门领导已审批返回的信息；（5）待提交视图--.显示待提交办公室的信息；（6）已提交视图一显 示已经报送办公室的信息。

　　通过对流转的信息文档的状态控制，使信息在处于不同的状态时分别在六个视图中显示，被不同的人员进行处理。信息被处理后，状态发生改变，信息被流转。例如，对于待审批视图，通过公式SELECT Form="原始信息登记表& sir status="待审批",实现将所有在原始信息登记表中新登记但还没有审批的文档显示出来。该视图显示文档的标题、登记日期、审批人三项内容。

　　4.2.5导航器的设计

　　导航器为用户提供了-种图形方式来操作或查找文档，而无须对视图进行操作查看菜单命令。导航器类似- -个菜单，它可以把用户引导到应用程序的特定位置，以方便地对数据库进行各种操作，起到一个导航的作用。

　　在信息管理数据库中建有信息管理导航器。该导航器中的每个图形和文本都相当于-个链接热点或操作热点，单击这些图形和文本将触发特定的操作。

　　4.2.6权限设计

　　Lotus Notes提供了非常强大的六级权限，保证系统的安全，其中在信息管理数据库设计中用到了四级权限设置。

　　1.数据库级的安全控制Notes数据库的权限控制是通过数据库的存取控制列表ACL来实现的，它对于保证数据库安全十分重要，在数据库存取控制列表中- -共定义了七个存取级别，不同的级别可以对数据库进行不同的访问和操作，用户要访问服务器上的数据库就必须拥有Notes服务器的访问权限，用户的存取级别按从高到低的顺序排列如下：管理者、编辑者、作者、读者、存放者、不能存取者。

　　将信息管理员存取級别设置为管理者， defult 用户为作者。并且建立了[编辑者] [管理员] [信息员]三个角色，通过对用户授予不同的角色，在程序中控制用户的操作权限。

　　当角色不同时打开不同的数据库。

　　2.视图和表单级的安全控制表单属性中的存取控制页面记录了有权使用此表单创建文档的用户名单，它是对数据率存取控制列表的补充，低于作者权限的用户即使包含在名单中也不能用此表单创建文档。

　　3.文档级和城级安全控制使用公式条件进行域、区段、操作等的控制，当条件为操作真时隐藏该对象，使不具备条件或不具备权限的人无法对该域进行操作。

　　4.3办公室信息管理

　　数据库该数据库模板主要设有信息采编、刊物采编、刊物生成、刊物查询、代码维护五个功能模块，实现对科室上报的信息进行流转、发布。

　　4.3.1办公室信息 管理模板的程序设计流程图

　　办公室信息管理模板的程序设计流程图如图1 -4所示。
 

　　4.3.2模块的具体实现 （略）

　　4.4系统测试（略）

　　第5章结束语

　　基于群件系统的Lotus Notes开发，是近几年发展起来的热门研究课题，它具有广泛的应用前景。然面，作为- -个较专业的开发工具，要想将其运用得得心应手，还需要进一步加强研究，深人钻研。在前几章中，结合信息流程管理系统的开发过程，对Lotus Notes系统的各种开发手段进行了分析，并总结了实质性工作。在此基础上，本章对论文工作进行了总结，并对基于群件技术Notes系统的开发和研究方向进行了探讨。

　　5.1实践工作的总结与展望 （略）

　　5.2毕业设计期间的思想总结 （略）