大学院校电子发票自助认证报销模式研究

　　摘 要：随着国家财务信息化的发展， 发票形式从纸质发票向电子发票转变。电子发票具有重复报销、难以鉴别发票真伪的缺点。针对高校电子发票实际报销中难以把握其真实性和唯一性的问题， 探讨了电子发票认证报销与高校网上自助报账系统相整合的新型报账方式， 将电子发票自助认证模块嵌入到网上自助报账模式中， 在网上报账系统中增加发票认证功能模块， 并对实际报销的操作流程和注意要点进行了阐述。通过电子发票自助认证的报销方式， 保证了高校报销的电子发票具有真实性和唯一性， 为各高校、各单位解决电子发票报销中的问题提供了参考， 并为推广电子发票的应用提供了技术支持， 是财务报销模式的又一创新。
　　
　　关键词：高校； 电子发票； 认证报销； 自助报账；
　　
　　发票是会计核算的原始依据， 也是财务工作的起点。随着国家财务信息化建设和电子商务的深入发展， 发票形式逐渐从纸质发票向电子发票转变。国家税务总局于2015年11月发布了《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》 （国家税务总局公告2015年第84号） , 决定从2015年12月1日起在全国范围推行增值税电子发票系统， 其中第三条规定：增值税电子普通发票的开票方和受票方需要纸质发票的， 可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件， 其法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。2015年新修订的《会计档案管理办法》 （财政部、国家档案局令第79号） 第三条规定：本办法所称会计档案， 包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。该办法正式将电子档案纳入会计档案范畴， 电子发票具有了和纸质发票同等法律效力。以上政策法规的实施， 进一步推动了电子发票在全国的应用。为适应新形势的要求， 各高校自2016年起陆续开始接收电子发票作为会计原始凭证， 允许教职工使用电子发票作为报销凭据， 但由于推行电子发票的时间短， 其规范的报销体系还尚未构建， 给电子发票原始凭证的审核带来了很大的困难。
　　
　　一、高校电子发票报销的现状及问题
　　
　　电子发票的使用有利于企业节约打印、存储、邮寄等成本， 节约社会资源， 其方便、快捷的特点也有利于受票方保存和使用发票， 避免了传递和保存纸质发票过程中可能发生的发票遗失等风险， 另外电子发票的应用营造了更加健康公平的税收环境， 但随着电子发票在财务报销中的使用频率越来越高， 其带来的财务报销问题也更加突显。
　　
　　一是电子发票具有重复报销的风险。电子发票的打印次数不受限制， 可以多次打印， 即使只打印了一次， 同一张电子发票在复印后和原发票也几乎一模一样， 财务人员根本无法识别。高校财务处统一核算管理各学院各机关部处财务工作， 核算工作量大， 会计核算人员众多， 当报账人员报销一张电子发票后， 再次打印或者复印该发票到不同的核算人员处报销时， 核算人员无法控制， 这将导致一张发票多次报销的情况发生。如果把报销过的每张电子发票编号记录下来， 每次遇到电子发票时查询一遍这张发票是否已经报销过， 这又将大大增加工作量。重复打印、重复报销等不仅违背了会计信息质量要求， 更易滋生财务舞弊、套取经费的行为。如何保证电子发票报销的唯一性是当前高校财务面临的一个问题。
　　
　　二是电子发票的真伪难以鉴别。使用纸质发票报销时， 财会人员凭经验大多都能用肉眼识别某些假发票， 再到税务局网站查验， 这样便能有效地防范假发票的入账。推行电子发票后， 受票者自行上网打印， 打印出的电子发票在纸质、效果上无法统一。另一方面， 电子档的发票可以用制图软件修改发票基本信息， 发票失去了物理防伪性能， 为了辨认发票真伪财会人员就必须到税务局网站查验每一张发票的真伪[1].在电子发票的推行范围越来越广、用量越来越大的情况下， 高校财务人员查验每张发票真伪的办法费时费力， 效率低下， 不具可行性。如何保证电子发票的真实性是当前高校财务面临的另一个问题。
　　
　　由于电子发票在报销中具有以上两种弊端， 目前各大高校为解决电子发票的报销问题采用了多种防范措施。一些高校对报销的电子发票做备查登记， 通过Excel表格把所有的电子发票信息登记在Excel表格中， 录入发票号码、发票代码和金额等， 从中筛选排查相同的发票号来防范电子发票重复报销。还有一些高校采取“查验+承诺”的防范措施， 报账人员自行查验电子发票信息， 确认无误后在该发票上书写承诺书， 承诺只报销一次， 承诺人签字后即可采取和传统发票相同的报销方式报销。
　　
　　采用Excel表备查登记这种方式在业务量小的单位可暂时解决电子发票唯一性的问题， 但对于业务量大的高校， 财务人员要去一一查验每张电子发票既费时又费力， 严重影响工作效率。书写承诺书的方式更加不严谨。在电子发票所占报销比重越来越大的情况下， 各高校对电子发票报销的问题都没有更加有效的解决措施， 因此构建一套电子发票自助认证报销系统显得越来越重要。
　　
　　二、高校电子发票自助认证报销模式设计
　　
　　电子发票自助认证报销是目前高校保证电子发票真实性和唯一性的可行方法。将电子发票的认证环节与网上自助无等候报账系统整合在一起使电子发票的认证报销具有可行性。见图1.
　　
　　
　　（一） 网上自助报账系统
　　
　　近年来， 随着高校经费量的增加， 报销业务量也随之增加， 各高校都在加快财务信息化建设。报销业务量大的高校大部分都已从传统的现场报销方式转变为网上自助报账方式， 相继推广了网上自助报账系统， 重组了原有报账流程。网上自助报账系统， 以无等候报账为出发点， 报账师生网上登录财务系统自助填写报账信息， 包括学院、姓名、工号、摘要、金额、收款账号等， 保存后生成预约报销单， 并将审批后的原始凭据和打印的预约报销单投递至财务处。财务人员审核单据后根据报销单号提取报账信息生成智能会计凭证， 并进行账务处理。网上自助报账系统的实施， 目的在于将报销业务从财务管理的顶层进行设计， 以项目预算为报账起点， 进行预算控制、卡号和人员信息校验、各类信息认证， 最后生成规范统一的报账单据， 并将报账所需各类信息绑定到该报账单上， 投递到财务处后通过系统调用， 报账信息一目了然， 并自动生成电子会计凭证， 减少了手工填报、手工录入带来的安全隐患， 使高校的财务报销更加智能化。
　　
　　（二） 电子发票认证系统
　　
　　发票的认证主要对发票的真实性和唯一性进行认证。真实性的认证主要通过与税务部门发票查验网站端口对接进行， 唯一性的认证主要通过记录发票的使用状态鉴别发票是否为第一次报销。报账师生在网上填制报销申请单时， 输入电子发票的信息自助认证电子发票。发票认证系统中只要输入发票的相关信息诸如发票号、消费金额等信息， 点击查验即可通过与税务部门发票查询系统信息交换得到相应发票的基本信息， 并通过系统数据库对发票的使用状态记录检测认证发票的唯一性[2].目前的发票认证主要是对增值税发票进行真实性和唯一性的认证。
　　
　　（三） 电子发票认证与自助报账系统的整合
　　
　　网上自助报账系统为电子发票的自助认证报销提供了支撑。在自助报销模式下， 财务审核人员的工作重心转移到审核票据和经济事项上， 但随着电子发票的使用频率越来越高， 在报销业务量越来越大的情况下财务人员手工验证每一张电子发票的真实性和唯一性， 既费时又费力。电子发票认证系统与自助报账系统的整合， 是将电子发票自助认证模块嵌入到现有的网上自助报账模式中， 在网上报账系统中开发发票认证功能模块， 将电子发票的认证环节设计为自助报账必做流程。首先， 借助于网上自助报账系统， 将其与税务部门发票查验系统进行接口开发。两个系统之间通过We b s e rvic e进行信息传递， 认证系统输入的认证要素封装成xml报文， 通过We b s e rvic e传递并进行认证， 认证后将结果又通过报文的方式传回发票认证系统即可得到该发票的基本信息， 如输入的发票要素有误， 系统便不能返回有效结果， 提示认证失败。其次， 在自助报账系统中通过数据库表结构中的具体字段记录发票的使用状态来鉴别发票是否为第一次报销， 如果该发票已经做过一次报销认证， 数据库就会做相应标志， 下次相同的发票再进行报销认证时， 系统会自动提示发票已被报销过， 不能二次认证， 这样就保证了发票使用的唯一性。财务人员审核原始凭证时不用再去查验每一张电子发票的真伪， 规避了传统方式所带来的弊端。这种操作模式分散了财务工作量， 保证了电子发票来源可信、内容真实， 具有简单、高效的特点， 在高校财务工作量巨大的情况下使得电子发票的认证报销具有了可行性。
　　
　　三、高校电子发票自助认证报销的操作流程
　　
　　为了解决电子发票报销给高校财务管理带来的各种问题， 保证报销的每张电子发票具有真实性和唯一性， 将发票认证模块与高校网上自助报账系统相融合， 开发了基于网上自助报账的电子发票自助认证报销系统。
　　
　　在网上自助报账系统中增加电子发票认证模块， 该模块与税务部门发票查询系统进行无缝对接。报账人员登录自助报账系统填写报账单时， 首先要区分是传统发票还是电子发票， 如果是传统发票直接填制报账单， 如果是电子发票则必须通过认证才能进入下一填报环节， 然后选择发票认证栏目， 准确录入电子发票代码、发票号码、开票日期等发票相关信息， 点击查验， 如果发票是真实的即可得到查验成功的结果。这一步骤保证了电子发票的真实性。图2为发票认证界面。
　　
　　查验成功后的电子发票信息自动保存在自助报账系统数据库中， 此时报账师生再回到报账单填制界面 （见图3） .在填写报销单时， 增加认证发票选择一栏， 从这里可以从系统数据库中选取之前保存好的已认证发票用于此次报销， 点击确定即可从系统中提取该电子发票的信息进行报账， 同时电子档的报销单上记录电子发票存放地点及进入路径。将报账单填写完成后， 保存并打印， 此时会生成预约单号， 同时报账单上显示发票认证的信息。为防止一张发票的多次报销， 利用信息技术控制一个电子发票号只能对应一个预约单号， 如果此时的发票已生成过预约单号则不能预约成功， 这一步骤解决了电子发票唯一性的问题。
　　
　　会计审核人员收到报账单后， 从打印出的报账单上的发票认证信息可以知道该电子发票已经认证， 从而可以进行报销。扫描预约报销单上的条形码或录入预约单号， 提取该笔报账申请信息转为智能会计凭证， 电子档的会计凭证备注栏会有电子发票的链接按钮， 点击此链接可以调出电子发票进行查看。通过发票认证的电子发票具有真实性和唯一性， 不需要再填写首次报销承诺。见图4.
　　
　　在某些情况下由于各种原因， 如审批手续不全、经费预算超支等， 预约报销单不能成功报销， 报销申请单被退回的情况时有发生。为了保证发票的唯一性， 财务系统设置了一个电子发票号只能对应一个预约单号的内部控制方式， 如果财务人员收到的报销申请单不符合报销规定， 需要报销经办人领回退单进行整改后再次预约， 此时电子发票认证报销系统需要具有撤销功能， 当财务人员点击退单时， 电子发票号与预约单号的对应关系同时解除， 否则报账师生无法再使用这张退回的电子发票。
　　
　　 　　 　　
　　四、推行电子发票自助认证报销的要点
　　
　　（一） 报账师生的配合和认可
　　
　　电子发票自助认证报销系统要求教职工通过网络登录网上自助报销系统， 录入电子发票相关信息查验， 与传统纸质发票的网上自助报销相比， 多了发票认证环节， 这一步骤增加了报销人员的工作量， 报销要求更加严格， 使网上报账稍微显得复杂。在推行电子发票自助认证报销的初期， 可能会有部分师生拒绝这种新型报销方式。因此要成功推行电子发票自助认证报账， 首先需要广大教职工的认可， 需要报账人员和财务人员的密切配合。可以对各学院师生及财务秘书做好宣传培训工作， 使其充分了解电子发票自助认证的重要性和具体操作步骤， 利用财务微信公众号视频文件、宣传手册等对电子发票自助认证报销的操作流程进行演示和讲解。
　　
　　（二） 网上自助报账系统的全面推行
　　
　　电子发票自助认证报销系统是在现有网上报账系统中， 增加发票认证功能模块。因此， 网上自助报账系统的全面运行是推行电子发票自助认证报销的基础。高校要想使每一张电子发票都经过认证， 必须全面推行网上自助报账。目前大部分高校已经采用了网上自助报账， 但还存在某些高校采用传统的报账方式。另外， 由于非经费负责人填制网上报账单时需经过负责人授权， 有些负责人出于安全考虑， 并没有将经费完全授权， 未经授权的经办人无法登录网上自助报账系统， 只能填制传统报账单。财务部门要解决报账人员的这些顾虑， 就要在平时的工作中认真审核报销单的审批步骤是否完善， 使师生顺利地进行网上报账， 只有网上自助报账系统的全面运行才能使电子发票的认证报销得以成功推行。
　　
　　（三） 加强信息系统安全
　　
　　电子发票是一种全新的借助计算机网络技术开具的发票。电子发票实现了无纸化， 是单位财务信息化管理和发展的必然趋势。为了解决电子发票唯一性问题， 查验成功后的电子发票信息需要保存在自助报账系统数据库中， 同时电子档的报销单上还会记录电子发票的存放地点及进入路径。如果财务系统受到攻击， 相关的电子发票信息就可能泄露或遗失， 因此在推行电子发票认证报销后， 系统对服务器存储能力和运行速度有了更高要求， 保证财务数据的安全性也显得更加重要。财务部门应该及时对服务器进行维护和改进， 提高安全意识， 建立数据保护机制， 设定内部信息管理人员进行管理， 建立严格的权限准入制度， 防止系统安全风险的发生[3].
　　
　　（四） 发票纸质档案与电子档案并存
　　
　　发票自助认证报销系统成功地解决了电子发票在财务报销中遇到的问题， 为电子发票的全面使用提供了很好的支撑环境。为解决发票“唯一性”问题， 发票认证系统将电子发票以电子档案形式保存在自助报账系统数据库中， 为实现会计档案管理提供了新的管理手段。但由于会计档案电子化正处于起步阶段， 其要求的计算机技术及网络环境还未成熟， 各高校在今后的一段时间里， 必须保证纸质发票与电子档发票并存。电子发票经过系统认证后， 还需要打印出纸质版投递到财务处， 以防止系统风险造成的电子档案遗失及销毁[4].
　　
　　五、结语
　　
　　本文所探讨的电子发票自助认证报销模式中， 由于认证后的电子发票号只能关联本单位内部的一个预约单号， 以上探讨的电子发票认证环节带来的电子发票的“唯一性”仅限于高校内部。电子发票的报销方式研究及实施还有很长一段路要走。未来要在全国范围内实现电子发票报销的唯一性， 还需要税务部门的配合， 在税务部门的发票查询系统中记录每张电子发票的报销状态， 这是未来电子发票报销方式研究的趋势。
　　
　　电子发票是信息化时代的产物。将电子发票认证模块与网上自助报账系统相整合是对电子发票报销模式的一个创新， 这种报销模式有效地解决了高校电子发票报销中的真实性和唯一性问题， 提高了工作效率， 消除了会计安全隐患， 它的成功推行必将为电子发票的推广提供巨大的技术支持， 是财务报销模式的又一创新。电子发票的网上储存形式也将推动会计档案的电子化， 实现会计档案由纸质档案管理向数字化电子档案管理的转变[5].总之， 推行电子发票自主认证报销对于高校财务管理信息化具有重要意义。
　　
　　参考文献
　　
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　　[4]韦蔚。“互联网+”时代高校财务工作的机遇与挑战[J].商业会计， 2017 （8） :109-110.
　　[5]陈立， 刘纤云。“互联网+”环境下电子发票对企业财务工作的影响[J].会计之友， 2016 （13） :92-93.