事业单位档案管理系统（JAVA+MySQL）

摘要

　　档案管理在政府、医疗、银行等各种行业应用广泛，信息化技术给档案管理提供新的管理手段。本文设计了一个实物档案和电子档案结合的管理系统，该系统实现了电子档案和实物档案的信息化管理，是档案管理和档案使用的有效工具。

　　本文在研究信息管理技术和软件工程的方法下，结合档案管理需求，实现档案的集成化管理。首先本文介绍档案管理的现状和背景，然后对档案管理进行需求分析，设计档案管理系统的整体结构和系统部署，绘制档案管理用例图和时序图，使用基于 Java 技术结合 MySQL 数据库实现档案管理系统。本系统分成两大部分，第一部分是基于档案图像和档案结构化信息的电子档案管理，第二部分是基于 RFID 的实物档案管理，具体如下：

　　（1）电子档案信息管理模块包括档案的维护、审核、查询、统计四个业务模块。本文合理地运用开源框架技术，设计了电子档案的数据库结构，构建了图像处理、服务器间的数据传输等组件，实现了档案图像上传、档案图像处理、档案结构化信息维护、以及服务器数据共享等功能。

　　（2）实物档案管理模块包括档案的入库，出库，盘点以及查询四个业务模块。本文采用了 RFID 技术，设计了实物档案管理的数据库结构，运用 B/S 模式实现电脑管理对实物档案的出库、入库、盘点、查询的信息管理, 采取 C/S 模式实现手持移动端对实物档案的出库、入库、盘点的信息管理。充分结合 C/S、B/S模式和 RFID 技术实现实物档案管理。

　　关键字：电子档案，实物档案，RFID，Java，数据库

ABSTRACT

　　Archives management is widely used in various industries, such asgovernment, medical, banking and other industries. Information technologyprovides new management model for archives management[5]. In this paper, amanagement system combined with physical archives and electronic recordsis studied and designed. Finally, information management of electronic recordsand physical archives is realized, and it is an effective tool for archivesmanagement and archives utilization.

　　In this paper, the archives management software is designed anddeveloped under the method of information management technology andsoftware engineering, combined with the requirements of archivesmanagement. First of all, the situation and the background of archivesmanagement are introduced, and then the requirement analysis of archivemanagement is introduced, the deployment of the overall structure and systemdesign of system is designed, use case diagram and sequence diagram aredrawn, and a series of Java technology and MySQL database are used. Thearchives management system is described in two aspects. The first part is theelectronic archives management based on the structured information ofarchives, images and archives. The second part is the physical archivesmanagement based on RFID.

　　(1) Electronic archives information management module is composed ofarchive maintenance, archive audit, archive inquiry and archive statistics. It isreasonable to use open source framework technology, design the databasestructure of electronic archives, the construction of data transmission andimage processing server, implements file upload, image processing, imagefiles and file structured information maintenance, server data sharing and otherfunctions.

　　(2) Physical archives information management module includes four parts:storage, outgoing, inventory, and inquiry of physical archives. In this paper,RFID technology is used, database structure of physical archives managementis designed, and the B/S mode is used to implement the informationmanagement of the storage, outgoing and inventory of the physical archives.The C/S mode is used to implement the information management of handheldmobile terminal, including storage, outgoing, inventory and query fourfunctions.

　　Keywords: electronic archives, physical archives, RFID, Java, database

系统技术构架图

客户端界面

档案详细信息显示界面

档案审核界面

　　研究背景及意义

　　档案文件是一种具有保存价值的原始记录文件[1]。它存储了各种重要的数据信息，对于国家机构、社会组织以及个人具有重大意义。然而随着社会经济的发展[2,3]，档案数量、形式以及种类都在快速的增多。于是社会对档案管理有了更高的要求，与此同时，各种档案管理系统也应运而生，并随着技术的发展不断改变档案管理的手段和方法。

　　在国家档案管理方面，2011 年，国家档案馆及相关部门就对档案信息化建设提出了新的方针[4]。要求关注当今时代的信息化趋势[4]，利用信息化手段加快国家档案的建设，使档案管理更加便捷和完善。如今，一部分档案馆已经完成档案的数字化，信息化管理。档案的管理和利用都很高。

　　在金融档案管理方面，近些年来，金融行业的蓬勃发展[5]。国内的主流金融巨头的业务规模和产业规模都在飞快的增长。其中几个金融巨头们的业务范围与业务网点也在快速增加。但是它们的日常管理工作方法进步缓慢，跟不上日益庞大业务的需求。甚至还存在手工管理日常报表的方式。与银行业务直接相关的业务报表和档案票据管理方面，信息化程度和技术的相对落后，它们的日常管理牵制着大量的人力物力资源。

　　在学校企业等人事档案管理方面，目前大部分高校、企业以及单位的档案管理方式仍然在使用纯手工管理，加上少量的单机管理。大量的档案堆积在一个柜橱里面，有的贴上标签，有的贴上条形码进行简单的标识。从档案的审核、入库、信息校验等都是采用手工的方式。这样的治理方式需要浪费大量的人力物力，并且管理效率低。特别是在档案盘点、校对的时候，对于人力物力消耗更大，而且出错率偏高。另外社会的节奏加快，人才流动性变大，与之相关的人事档案管理的任务变得更加繁重。

　　综上三个方面可知，档案管理信息的存在不平衡现象，在国家层面重视度很高，但是到具体的行业和部门的时候，重视度不够，信息化程度相对落后。所以研究档案信息化管理对于国家，社会以及企业等都是有着重要的实际意义。

　　国内外研究现状

　　国外早在 20 世纪 70 年代就开始了以电子文件（电子档案）资源管理为核心的电子文件中心理论研究[4]，并且对于电子档案管理的技术和方法已经成熟。

　　在部分发达国家中，电子文件具有法律效应，可以作为证明材料存在[4]。电子文件管理在这些国家已经广泛应用，并逐步多维的管理方向扩展，比如内容管理。国内对于电子文件的使用相关标准规范和法律法规正在日趋完善。目前在国内主流的档案管理系统的是包含传统档案管理的数字档案管理系统[3]。

　　国内对档案馆信息化综合管理方面的研究实践起步较晚，但是发展非常的迅速。2011 年国家档案馆出台了《电子文件元数据标准》和《电子文件管理细则》两项行业规范[9]。同时电子档案管理系统在这几年井喷式发展，其中各大高校和科研单位在这一方面的尤其的关注并取得一定的成果。在知网上检索电子档案管理系统的文章有 742 篇硕士论文，近两年就有 65 篇，期刊论文更是达到 3990篇，近两年就有 695 篇。根据研究数量来看，近些年电子档案管理系统是一个比较热门的研究话题。国内外在这方面的研究实践，为档案管理系统向更好的方向建设提供了宝贵的经验。

　　欧美等发达国家的在 RFID[3,5]技术的研究和使用上比较先进，在各大领域都有所使用。在我国的 RFID 技术已经在档案馆等方面有了实际的应用案例。早在2006 年,国内就有公司发布了首个基于 RFID 技术的档案管理解决方案[5]。2010年上海浦东图书馆首次引入 RFID 技术，让人们可以精确定位图书的位置。

　　为了兼顾发展现状和档案的原始价值特性，本文采取的档案管理方法是双套制，即纸质档案配合电子档案管理。

　　本文研究内容以及结构

　　1、研究内容

　　（1）电子档案管理，包括档案文件的扫描，结构化信息录入，以及图像的在线管理。

　　（2）基于 RFID 的实物档案管理，包括档案的出库，入库，盘点以及查询操作。

　　2、文章的组织结构

　　第一章，介绍本文的背景和研究意义，国内外的现状以及文章的结构。

　　第二章介绍本文采用的技术，从几个开源的架构到 RFID 电子标签技术，最后介绍了 Tomcat 等软件工具。

　　第三章介绍了系统的需求分析和总体设计，首先从业务角度对整个系统进行需求分析，然后使用系统的架构以及部署图来描述整个系统。

　　第四章介绍电子档案管理详细设计以及实现，实现了实物档案的数据化，审核，查询以及统计四个业务，以及在线图像的管理、处理等。

　　第五章介绍了基于 RFID 的档案管理详细设计与实现，采用 B/S 和 C/S 结合方式实现了实物档案管理的出库，入库，盘点以及查询功能。

　　第六章，对本文实现的档案管理模式进行总结和展望。

　　摘要
　　ABSTRACT
　　目录
　　第一章 绪论
　    　1.1 研究背景及意义
　    　1.2 国内外研究现状
　    　1.3 本文研究内容以及结构
　　第二章 相关技术
　    　2.1 架构技术
　    　2.2 软件工具
　　第三章 档案管理系统分析
　    　3.1 项目概述
　    　3.2 系统的业务特点
　    　3.3 系统功能
　    　3.4 系统软件运行环境的需求
　    　3.5 系统总体设计
　    　3.6 本章小结
　　第四章 电子档案管理设计与实现
　    　4.1 电子档案管理介绍
　    　4.2 电子档案信息维护
　    　4.3 电子档案信息审核
　    　4.4 电子档案信息查询
　    　4.5 电子档案信息统计
　    　4.6 文件上传模块设计
　    　4.7 图像处理模块设计
　    　4.8 数据库设计
　    　4.9 本章小结
　　第五章 实物档案管理模块设计及实现
　    　5.1 实物档案管理基础设计
　    　5.2 实物档案的数据库设计
　    　5.3 实物档案的基本操作
　    　5.4 档案管理 B/S 模式的设计和实现
　    　5.5 手持式实物档案管理设计和实现
　    　5.6 服务器环境的搭建
　    　5.7 本章小结
　　第六章 总结和展望
　    　6.1 总结
　    　6.2 展望
　　致 谢
　　参考文献

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