煤化工总承包项目的采购风险管理探究

　　摘要： 由于煤化工项目具有专业性强、投资量大、采购活动频繁交叉等特征， 采用总承包模式能有效确保项目的质量与安全。在煤化工总承包项目中， 采购活动是起点， 是项目降低成本、增加利润的关键所在， 所以， 必须要注重采购风险管理， 深入研究和控制采购风险， 针对整个采购流程， 有效落实好各项风险防范工作。

　　

　　关键词： 煤化工； 总承包项目； 采购风险； 风险管理。

　　

　　煤化工总承包项目是指业主选择一家总承包商， 对整个项目进行设计， 并负责所有材料和设备的采购、施工与运行。由于受到内外部环境和各种潜在因素的影响， 作为项目运作起点的采购活动可能存在种种程度不一的风险， 所以， 对煤化工总承包项目的采购流程进行分析， 有针对性地进行风险管理， 是整个煤化工总承包项目经营管理的重中之重。采购活动是项目降低成本、增加利润的关键所在， 而采购活动的所有环节中都可能隐藏着各种潜在风险。如若不能及时对这些风险进行研究与控制， 就容易致使采购过程中工作人员暗箱操作， 滋生种种腐败现象， 如以次充好， 弄虚作假、偷拿回扣、以权谋私等等。除此之外， 还容易导致采购材料的积压浪费， 甚至使采购物品出现严重的质量问题， 或者延期交付， 或者成本增加。

　　

　　1 煤化工总承包项目的采购风险识别。

　　

　　煤化工总承包项目的采购风险通常是指在采购过程中发生的种种意外， 主要包括了人为风险、自然风险和经济风险。同一般企业的采购风险一样， 煤化工总承包项目的采购风险也存在内因和外因之分。其中， 内因型分险包含了计划风险、存量风险、责任风险、合同风险等；外因型风险包含了价格风险、意外风险、技术风险和质量风险等。

　　

　　1.1 内因风险。

　　

　　计划风险：是指在制定煤化工总承包项目采购计划时， 因为采购人员未能精准地分析市场或者没能科学地管理采购项目， 导致实际采购活动与煤化工总承包项目的采购要求大相径庭。

　　

　　存量风险：是指由于采购人员的疏忽， 未及时发现供应商提供的货品缺斤短两， 未达到预期的需求量， 使煤化工总承包项目无法如期开展；或者在采购实践中， 采购人员没能按照科学的订购批量进行， 导致采购物品的存量远远大于实际需求量， 造成库存成本徒增。

　　

　　责任风险：在聘用和培训采购人员时， 首先应该准确把握好他们的基本信息。如果在采购活动开展之前未能细致入微地测试采购人员的能力， 会造成部分采购人员滥竽充数， 导致他们的业务能力与自身素质良莠不齐， 为企业带来种种业务责任风险， 甚至法律责任风险。

　　

　　合同风险：指采购人员与供应商在拟定合同时没有明确的合同条款， 双方盲目签约。或者双方签订的合同与法律规定相悖。如采购人员为了一己私利， 贪污受贿， 将招标信息泄露给他人。

　　

　　1.2 外因风险。

　　

　　价格风险：采购人员与供应商在制定合同条款时， 没能清楚地约定采购价格， 导致双方在交货时产生极大的价格争议， 甚至造成采购失败， 延误工期。

　　

　　意外风险：指在采购过程中， 供应商没有按照协议和合同规定来履行， 导致与预期采购目标相偏， 为煤化工总承包项目带来出于意料的风险。

　　

　　技术风险：因为外部环境是不确定的， 采购技术本身存在一定的难度与复杂性， 加之采购人员的实力与能力均有限， 导致采购活动的技术进步无法达到预期效果。

　　

　　质量风险：所采购的货物规格与煤化工总承包项目的实际需求不符， 质量方面鱼目混杂， 良莠不齐， 所采购的物品质量不达标。

　　

　　2 煤化工总承包项目采购风险的成因研究。

　　

　　2.1 项目前期没能充分意识到采购风险。

　　

　　因为煤化工项目的采购活动频繁交叉， 各环节都可能存在风险。目前， 国外一些发达地区已针对总承包项目建立了专业的风险管理公司， 部分大型企业则建立了内部风险管理部门， 并量身定制出与自身需求相适应的风险管理手册。在项目运行前期就已经具备了较强的风险管理意识。然而， 由于我国目前的风险管理机构并不完善， 尚未制定出专门的采购风险管理体系。在项目前期没能充分意识到采购风险， 从而导致煤化工总承包项目采购活动存在一定的风险隐患。

　　

　　2.2 项目采购过程中风险管控缺位。

　　

　　采购过程的风险管控缺位， 主要体现在没有制定系统的风险管理流程， 只是简单照搬以往的项目经验。采购风险管理者基本等同于项目实际采购人员， 范围狭隘， 其他相关专家和别的部门的关键人员尚未真正涉及采购风险管理活动。

　　

　　（1） 煤化工总承包项目在报价阶段和实际采购阶段可能由不同的人员负责， 这种现象或将导致信息不够共享。原本在报价阶段就已经识别出了潜在风险， 并考虑了风险金额， 但实施阶段的采购人员对此却并不知情， 从而造成采购成本增加， 人员工作效率低下， 甚至对采购成本没有科学的预算。

　　

　　（2） 对采购风险管理成员尚未提供明确的指导性文件， 其他部门和专家的参与和支持仅仅是临时性的， 无法系统、彻底地参与到整个采购风险管理活动中。

　　

　　（3） 采购人员责任心不强、缺乏职业素养或者经验不足。

　　

　　3 加强煤化工总承包项目采购风险管理的对策。

　　

　　3.1 完善煤化工总承包项目的采购风险管理制度。

　　

　　在煤化工总承包项目的采购风险管理上使用弱矩阵管理模式， 针对整个项目建立专项采购部门， 项目所需的材料与设备均由专员负责采购。根据国家的相关法律法规， 并参考其他领域总承包采购项目的经验， 建立起一套完整的采购风险管理制度， 使所有参与者都能高度自觉并轻松地掌握和执行风险管理制度， 通过制度化的刚性要求来规避各种因人为因素导致的采购风险。并在各项采购制度中贯穿风险管理制度， 包括煤化工总承包项目前期制定的采购计划， 以及采购计划、招标文件、开标程序等的审核与确定， 采购合同的谈判与签订， 采购物品的出场、运输和验收等。所有的采购流程都应根据规章制度将风险管理责任落实到具体的人员身上， 各部门要各司其职， 相互配合， 并从制度的高度确定好每一部门需承担的采购风险管控责任。

　　

　　3.2 采购部应积极与其他部门协调。

　　

　　就以往其他领域总承包项目运营情况来看， 项目获得直接利益的关键环节就是采购。毋庸置疑， 采购活动贯穿着煤化工总承包项目的始终， 采购部门可谓任重道远。首先， 采购部门应该明确煤化工总承包项目的具体目的， 确定所需采购的物品， 并尽可能做到选择物美价廉的产品。由于煤化工总承包项目存在一定特殊性， 采购部门应该明确现场的实际环境。对采购材料与设备的进场时间进行科学安排， 并合理安排各类物资的到场期。这些工作均需要由采购部门牵头， 并积极与其他部门协调。不然就可能导致采购工作延期， 甚至影响到整个煤化工总承包项目的进度与质量。

　　

　　（1） 采购部应积极与设计部进行沟通与交流。这样才能及时了解施工设计的进展及动态， 核实之前的相关设计是否变动， 从而实时更新采购所需物资， 以避免某些材料或设备不能及时进场而造成工期延误；采购人员应该积极主动地把握市场最新走向， 为设计部提供有效的供货信息， 以便帮助设计人员调整计划， 以免由于某些物品市场供应不足而导致项目进度耽搁。采购部门应该积极总结采购经验， 在具体施工实践中， 针对每一阶段整理好相应的物资材料和设备， 以便及时将现场的材料设备动态反馈给设计部， 以便设计人员在设计过程中能根据实际情况有章可循， 避免施工污染和不必要的浪费。

　　

　　（2） 采购部应积极与煤化工总承包项目部进行沟通与交流。向总承包项目部及时反馈现场的物资使用情况和各类材料的剩余情况， 以便能及时解决所出现的问题。由于煤化工总承包项目环境较差， 整个项目周期较长， 部分项目甚至设立在偏远山区， 道路交通状况较差， 会导致物资与设备的运输难度加大。此外， 由于施工现场的面积有限， 不能充分堆放物资。但由于煤化工总承包项目施工过程中需要繁杂的材料和设备， 要确保项目的如期进行， 必须要保证各类材料及时有序地进场。所以， 必须要用有限的场地来储存和堆放紧急物资， 应对各类材料与设备的进场时间进行严格规划。这些工作都需要采购部与总承包项目部进行协调， 要把握好施工进度， 灵活安排各类材料与设备的进场时间， 从而优化项目的施工环境。总而言之， 采购部应该深入到施工现场， 获取最新的施工信息， 并积极与各使用部门进行交流， 掌握他们的采购计划， 针对整个项目制定出整体的采购计划， 再反馈给总承包项目部门， 并安排好本部门的各项采购工作。

　　

　　3.3 加强采购过程中的风险管理。

　　

　　3.3.1 建立风险管理应急预案。

　　

　　不管所制定的采购风险管控制度如何完善， 也不可能完全避免采购风险的发生， 特别是自然风险。由于大雪封山、泥石流、地震、极端天气随时可能发生， 所以有必要针对煤化工总承包项目制定采购风险应急预案， 以便于有备无患， 尽量减少总承包项目的损失。应急预案要确保在风险发生时不降低整个项目的质量， 并通过权衡工期与成本的关系之后做出相应的措施。

　　

　　3.3.2 建立采购风险管控模块并加强过程风险管控。

　　

　　虽然煤化工总承包项目的采购工作非常繁杂， 但作为一个采购标的物， 具体过程和管控模式大致相同。所以， 对于煤化工总承包项目采购风险的管控， 应该建立相应的风险管控模块。也就是从一个具有代表性的标的物中对采购风险管理的思路与方式进行提取， 然后将其应用到其他物资的采购风险管理之中， 这样才能删繁就简， 将问题进行程序化。能有效简化采购风险管理流程， 提高采购人员的工作效率， 并能有地效规避风险。

　　

　　煤化工工程承包项目专业性强、复杂度高且涉及面广， 包含了商务、技术、法律、经济等各方面的内容。采购人员应进行充分的市场调查、掌握同类产品的市场价， 选择优质的材料设备供应商， 此外， 还应该进行商务谈判、签订合同、履行合同规定的条款、验收货物。这一系列环节既相互联系， 又具有各自的独立性， 它们相互依存、渗透， 并互为影响。为了确保煤化工总承包项目的顺利实施， 必须要强化采购过程的风险管控， 制定出合理的管控目标， 当然， 最关键的还是在于采购人员的具体落实。

　　

　　4 总结。

　　

　　综上所述， 多数人认为采购风险管理只是采购部门的任务， 与其他部门的相关性不强。但实际经验证明， 要落实好采购风险管理工作， 必须要各大相关部门相互配合、相互协调。这样才能对采购需求进行整体把握， 才能有效进行采购风险管理， 继而确保整个项目顺利实施。在煤化工总承包项目中， 采购是非常重要的部分。所以， 制定采购风险管控目标可以称作为是改进煤化工总承包项目目标的一项关键性举措， 优化采购风险管理、探求项目改进机会都是一个循序渐进的过程， 通过制定完善的采购风险管理制度， 在项目前期充分意识到采购风险， 在采购过程中加强风险管控， 通过持续不断地改进， 有利于完善煤化工总承包采购风险管理制度， 增加部门与部门之间的协调效果， 制定出科学的应急预案， 从而夯实整个煤化工总承包项目的管理基础。

　　

　　参考文献：

　　

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